Individuelle Software oder Standardlösung? Entscheidungshilfe mit Kostenvergleich

Wann Standardsoftware die richtige Wahl ist

• Der Ablauf ist in Ihrer Branche üblich: Buchhaltung, Lohnverrechnung, Zeiterfassung nach Standardregeln, Newsletter, Warenwirtschaft.
• Es gibt mehrere etablierte Anbieter, die sich vergleichen lassen.
• Sie können Ihren Prozess an die Software anpassen, ohne dass Sie dabei etwas verlieren.
• Sie brauchen es nächsten Monat, nicht nächstes Jahr.

In diesen Fällen ist eigene Software teurer und langsamer, ohne einen Vorteil zu bringen. Wir raten dann davon ab, auch wenn es ein Auftrag wäre.

Wann eigene Software günstiger wird

Es gibt vier Anzeichen, die wir in der Praxis immer wieder sehen:

Excel-Wildwuchs. Drei Tabellen, die jemand jeden Montag von Hand zusammenkopiert, sind eine Software, die nur niemand so nennt. Sie ist fehleranfällig und hängt an einer Person.

Insellösungen. Vier Programme, zwischen denen Daten von Hand übertragen werden. Die Übertragung kostet Zeit und erzeugt Fehler, die später teuer werden.

Lizenzkosten pro Nutzer. Bei zwanzig Mitarbeitern und einem Standardsystem, das nur zu einem Drittel genutzt wird, übersteigen die laufenden Kosten nach wenigen Jahren die Entwicklung einer passgenauen Lösung.

Ihr Ablauf ist Ihr Vorteil. Wenn Sie etwas anders machen als die Konkurrenz und dieses „anders“ der Grund ist, warum Kunden zu Ihnen kommen, dann sollten Sie es nicht einer Standardsoftware opfern.

Der Kostenvergleich über fünf Jahre

Ein vereinfachtes Beispiel für einen Betrieb mit 20 Nutzern und einem betrieblichen Ablauf, den Standardsoftware nur zu zwei Dritteln abdeckt. Richtwerte, netto.

	Standardlösung	Eigene Software
Einführung	3.000 bis 8.000 €	15.000 bis 40.000 €
Laufend pro Jahr	20 Nutzer mal Lizenz, oft 6.000 bis 15.000 €	Hosting und Wartung, oft 1.500 bis 5.000 €
Nach fünf Jahren	33.000 bis 83.000 €	22.500 bis 65.000 €
Dazu	Restaufwand von Hand für das fehlende Drittel	Anpassungen im Betrieb bleiben möglich

Die Zahlen kippen also über die Laufzeit, und zwar umso früher, je mehr Nutzer Sie haben und je mehr der Standard offen lässt. Rechnen Sie deshalb nie nur die Einführung, sondern immer fünf Jahre.

Der Mittelweg, den wir am häufigsten empfehlen

Selten ist alles oder nichts richtig. In den meisten Projekten bleibt die Buchhaltung Standard, und wir bauen genau das Stück, das fehlt: eine Web-App für die Baustelle, ein Kundenportal, eine Bewerberverwaltung, ein Buchungssystem. Angebunden an das, was schon läuft. Das ist günstiger als eine Komplettlösung und besser als Handarbeit.

Beispiele aus unserer Arbeit: Für Wagram@Work haben wir eine Website mit Vermietungsverwaltung gebaut. Calaro.ai und Telaro.ai sind eigene Produkte, ein Buchungssystem und ein KI-Telefonassistent. Für einen Bauträger entsteht eine App für Zeiterfassung und Baudokumentation mit Freigabe-Workflow.

Woran individuelle Software scheitert

• Kein Verantwortlicher im Betrieb. Wenn niemand entscheiden darf, dauert jedes Detail drei Wochen.
• Alles auf einmal. Wer Version eins mit sechzig Funktionen plant, liefert nie. Wir starten mit dem Kern, den täglich jemand benutzt.
• Keine Einbindung der Anwender. Software, die am Schreibtisch erdacht und auf der Baustelle nicht bedienbar ist, wird nicht verwendet.
• Kein Plan für danach. Software braucht Wartung, Updates und einen Ansprechpartner. Das gehört von Anfang an ins Budget.
• Abhängigkeit vom Entwickler. Quellcode, Daten und Zugänge müssen Ihnen gehören. Verlangen Sie das schriftlich, bei jedem Anbieter.

Die Fragen, die Sie vorher klären sollten

1. Welcher Ablauf kostet heute am meisten Zeit oder verursacht die meisten Fehler?
2. Wie oft kommt er vor, und wie viele Personen sind beteiligt?
3. Welche Systeme müssen mitspielen, und haben sie Schnittstellen?
4. Was passiert, wenn wir nichts tun?
5. Wer im Betrieb ist verantwortlich und entscheidungsbefugt?

Mit diesen fünf Antworten lässt sich in einem 30-minütigen Gespräch ziemlich genau sagen, ob Standard, eigene Software oder der Mittelweg passt.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?

Sie erhalten Quellcode, Daten und Zugänge. Die Anwendung läuft weiter und kann von jemand anderem weiterentwickelt werden. Das ist bei individueller Software die entscheidende Bedingung.

Kann man eine Standardlösung später ersetzen?

Ja, und das ist ein häufiger Weg: erst Standard, dann das ersetzen, was nachweislich nicht passt. Wichtig ist, dass Ihre Daten exportierbar sind. Prüfen Sie das vor dem Kauf.

Ist individuelle Software förderfähig?

Die Beratung und die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sind in Österreich oft förderfähig, der laufende Betrieb nicht. Details im Artikel zu Förderungen.

Kostenlos und unverbindlich

Sollen wir das für Ihren Betrieb durchrechnen?

Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schauen wir auf Ihre konkrete Situation und sagen Ihnen ehrlich, was sich lohnt und was nicht. Danach bekommen Sie einen Vorschlag mit Preis.

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Ing. Michael Traxler · Geschäftsführer